Come funziona la fatturazione elettronica in Italia

Come funziona la fattura elettronica in Italia?

L’uso della fatturazione elettronica nelle transazioni con la pubblica amministrazione è

diventato obbligatorio dal 2014.

La Legge di Bilancio del gennaio 2018 ha gettato le basi per l’utilizzo della fatturazione

elettronica tra società private, ovvero per le fatture B2B e B2C. Questa legge ha fissato due date

per l’entrata in vigore del dispositivo: il 1° luglio 2018 (posticipato poi al 1° gennaio 2019) per

tutte le società operanti nell’ambito della fornitura di benzina e gasolio destinati ad essere

utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione e le società che forniscono servizi di

subfornitura in seguito all’aggiudicazione di appalti pubblici e il 1° gennaio 2019 per tutte le

società private stabilite in Italia (aziende, filiali, succursali, uffici di rappresentanza).

• Tutte le transazioni in favore di entità dotate di un numero di Partita IVA italiano devono

essere riportate in un file XML definito dall’Agenzia delle Entrate e transitare sulla

piattaforma governativa SDI (acronimo per Sistema di Interscambio). Attraverso questo

portale, tutte le fatture elettroniche vengono centralizzate e l’SDI le recapita ai

destinatari.

• Non sono previste eccezioni, né in merito all’importo dell’operazione, né per quanto

riguarda le dimensioni della società, il settore di riferimento, ecc.

• Solo le fatture emesse e ricevute in tale formato saranno considerate documenti fiscale

validi. Le fatture cartacee e in formato PDF non saranno più valide a partire dal

1° gennaio 2019.

Conservazione delle fatture elettroniche

In Italia, i soggetti che emettono fatture elettroniche, così come i destinatari delle stesse, devono

conservarle per almeno 10 anni. La fatturazione elettronica implica altresì l’obbligo di

“Conservazione Elettronica” e il rispetto di ulteriori procedure quali la firma, la numerazione e

il timestamp elettronico per tutto ciò che si riferisce alla conservazione del documento

elettronico originale.

I vantaggi della fatturazione elettronica automatica

L’automatizzazione dei processi di invio e ricezione dei dati e la loro integrazione nei sistemi

ERP aziendali implicano:

• Un incremento dell’efficienza, con una conseguente riduzione dei costi di gestione, oltre

all’eliminazione del rischio di errori umani.

• Una riduzione dei tempi di invio e di ricezione e, di conseguenza, di incasso degli

importi relativi.

• Una maggiore sicurezza delle transazioni commerciali. Le fatture vengono inviate

tramite reti private o servizi specifici come PEC, SdiFTP, SdiCoop, SPCoop o Web

Services. Inoltre, i sistemi di firma digitale, anche se non obbligatoria, contribuiscono a

garantire l’autenticità, l’origine e l’integrità delle fatture.

• L’automatizzazione dei processi di ricezione e di integrazione delle fatture. È possibile

automatizzare i processi di convalida e stabilire il nesso sottostante all’operazione in

base ai dati contenuti nel documento. L’origine elettronica della fattura consente di

integrarla automaticamente nell’ERP e quindi di contabilizzarla. Ciò consente alla

controparte di avere a disposizione tutti gli elementi per poter effettuare il pagamento

della stessa, utilizzando sistemi automatici.

• L’archiviazione flessibile e sicura delle fatture nel rispetto delle norme in vigore.

MAZARS Outsourcing – Peter Ernst – Socio

peter.ernst@mazars.it