Come funziona la fatturazione elettronica in Italia
Come funziona la fattura elettronica in Italia?
L’uso della fatturazione elettronica nelle transazioni con la pubblica amministrazione è
diventato obbligatorio dal 2014.
La Legge di Bilancio del gennaio 2018 ha gettato le basi per l’utilizzo della fatturazione
elettronica tra società private, ovvero per le fatture B2B e B2C. Questa legge ha fissato due date
per l’entrata in vigore del dispositivo: il 1° luglio 2018 (posticipato poi al 1° gennaio 2019) per
tutte le società operanti nell’ambito della fornitura di benzina e gasolio destinati ad essere
utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione e le società che forniscono servizi di
subfornitura in seguito all’aggiudicazione di appalti pubblici e il 1° gennaio 2019 per tutte le
società private stabilite in Italia (aziende, filiali, succursali, uffici di rappresentanza).
• Tutte le transazioni in favore di entità dotate di un numero di Partita IVA italiano devono
essere riportate in un file XML definito dall’Agenzia delle Entrate e transitare sulla
piattaforma governativa SDI (acronimo per Sistema di Interscambio). Attraverso questo
portale, tutte le fatture elettroniche vengono centralizzate e l’SDI le recapita ai
destinatari.
• Non sono previste eccezioni, né in merito all’importo dell’operazione, né per quanto
riguarda le dimensioni della società, il settore di riferimento, ecc.
• Solo le fatture emesse e ricevute in tale formato saranno considerate documenti fiscale
validi. Le fatture cartacee e in formato PDF non saranno più valide a partire dal
1° gennaio 2019.
Conservazione delle fatture elettroniche
In Italia, i soggetti che emettono fatture elettroniche, così come i destinatari delle stesse, devono
conservarle per almeno 10 anni. La fatturazione elettronica implica altresì l’obbligo di
“Conservazione Elettronica” e il rispetto di ulteriori procedure quali la firma, la numerazione e
il timestamp elettronico per tutto ciò che si riferisce alla conservazione del documento
elettronico originale.
I vantaggi della fatturazione elettronica automatica
L’automatizzazione dei processi di invio e ricezione dei dati e la loro integrazione nei sistemi
ERP aziendali implicano:
• Un incremento dell’efficienza, con una conseguente riduzione dei costi di gestione, oltre
all’eliminazione del rischio di errori umani.
• Una riduzione dei tempi di invio e di ricezione e, di conseguenza, di incasso degli
importi relativi.
• Una maggiore sicurezza delle transazioni commerciali. Le fatture vengono inviate
tramite reti private o servizi specifici come PEC, SdiFTP, SdiCoop, SPCoop o Web
Services. Inoltre, i sistemi di firma digitale, anche se non obbligatoria, contribuiscono a
garantire l’autenticità, l’origine e l’integrità delle fatture.
• L’automatizzazione dei processi di ricezione e di integrazione delle fatture. È possibile
automatizzare i processi di convalida e stabilire il nesso sottostante all’operazione in
base ai dati contenuti nel documento. L’origine elettronica della fattura consente di
integrarla automaticamente nell’ERP e quindi di contabilizzarla. Ciò consente alla
controparte di avere a disposizione tutti gli elementi per poter effettuare il pagamento
della stessa, utilizzando sistemi automatici.
• L’archiviazione flessibile e sicura delle fatture nel rispetto delle norme in vigore.
MAZARS Outsourcing – Peter Ernst – Socio
peter.ernst@mazars.it